Así fue el camino que Sofis Solutions recorrió para obtener el Premio Nacional de Calidad.

Montevideo, 21 de marzo de 2024.

El “Premio Nacional de Calidad” es producto del trabajo que viene realizando Sofis Solutions por fomentar e implementar un Modelo de Mejora Continua.

El 29 de noviembre de 2023, Sofis Solutions fue reconocida con el “Premio Nacional de Calidad 2023”, en la categoría “Privadas de servicios, medianas y pequeñas”, otorgado por el Instituto Nacional de Calidad (INACAL). El premio se otorgó a la compañía por la implantación de su Modelo de Mejora Continua, enfocado al cambio de su gestión para alcanzar la Gestión Total de Calidad.

Este reconocimiento de prestigio es producto del trabajo que viene realizando Sofis Solutions por fomentar e implementar un Modelo de Mejora Continua hacia la excelencia total, tanto en su gestión como en la entrega de sus productos y servicios hacia sus clientes.

De acuerdo a Gustavo Cirigliano, director de Sofis Solutions, la mejora continua como parte de la cotidianeidad en las actividades diarias y el trabajo en equipo hace posible obtener este tipo de reconocimiento. “Este Premio es un reconocimiento muy importante para la empresa y reafirma el camino que viene haciendo la empresa para la entrega de servicios orientados a la excelencia y en el entendimiento de las expectativas y necesidades de nuestras partes interesadas”.

Etapas del proceso de evaluación

Para lograr este reconocimiento, la compañía pasó por diferentes etapas de un proceso de evaluación, desarrollado por INACAL, donde se demostró el trabajo que realizan en pos de mejorar la calidad de sus procesos, productos y servicios. A continuación se detallan:

• Etapa 1- Postulación: Sofis Solutions se postuló al Premio Nacional de Calidad 2023 y recibió confirmación de recepción. Posteriormente, fue notificada su precalificación por parte de INACAL, sujeta a evaluación por el Consejo de Premiación.
• Etapa 2- Orientación a organizaciones: la compañía participó en una actividad donde se brindaron los lineamientos para la elaboración de los Reportes Extensos para el Premio Nacional de Calidad.
• Etapa 3 – Objeciones por parte del Consejo de Premiación: INACAL estableció una fecha límite para objeciones del Consejo de Premiación sobre organizaciones precalificadas y luego notificó por correo electrónico el resultado: objeciones o precalificación definitiva.
• Etapa 4 – Presentación de Reportes Extensos/Autoevaluaciones y Anexos explicativos: para esta etapa Sofis Solutions entregó su Reporte Extenso.
• Etapa 5 – Visitas por parte de los evaluadores: Sofis Solutions recibió la visita de los evaluadores por parte de INACAL para validar su Modelo de Mejora Continua, de acuerdo a las pautas de INACAL.
• Etapa 6 – Resolución por parte del Consejo de Premiación: la compañía fue notificada como una de las organizaciones galardonadas para la presentarse en la Ceremonia de Premiación.
• Etapa 7 – Reunión de retroalimentación: esta última etapa tiene como propósito reunir a las organizaciones galardonadas para que compartan experiencia y lecciones aprendidas del proceso.

Obtener el reconocimiento del Premio Nacional de Calidad 2023 le permitirá a Sofis Solutions difundir sus herramientas y estrategias de mejora de la calidad. Desde INACAL se destacó que la misión de la compañía que está orientada a mejorar la calidad de vida de las personas latinoamericanas mediante la transformación digital de organizaciones y la inclusión tecnológica.

“El proceso de postulación llevó aproximadamente un año de trabajo y análisis, siempre con foco en la mejora. Sofis Solutions desde sus comienzos trabaja con un enfoque en la calidad para sus clientes y analizando los diferentes requisitos, necesidades y expectativas de sus partes interesadas. Este reconocimiento refuerza que la empresa va por el camino correcto y motiva a todo el equipo a continuar enfocado en la mejora continua de los procesos”, comentó Laura Viré, coordinadora de Sistemas Integrados de Sofis Solutions. 

Entre los hitos destacados por Sofis Solutions en materia de mejora continua, la compañía cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad certificado según la UNIT-ISO 9001:2015 dentro de los sistemas integrados de gestión con enfoque de sostenibilidad, junto al Sistema de Gestión Antisoborno y al Sistema de Gestión Ambiental.  De esta forma, se busca la mejora continua y la satisfacción de los clientes al momento de recibir los productos y de los colaboradores en el proceso de ejecución de los proyectos.

Acerca del Premio Nacional de Calidad

El Premio Nacional de Calidad es un reconocimiento de prestigio que hace la República Oriental del Uruguay a las organizaciones del sector público y privado que destacan por su mejora continua de procesos, a través de un enfoque de cambio hacia la gestión total de la calidad.

Las organizaciones postulantes se someten a un proceso de auto evaluación basado en la principal herramienta del Premio Nacional de Calidad, los “Modelos de Mejora Continua”, diseñados por el Instituto Nacional de Calidad (INACAL). A través de esta metodología se realiza un auto diagnóstico basado en las áreas: liderazgo, planeamiento, desarrollo de personas, enfoque en el cliente externo, información y análisis, gestión de procesos, impacto en la sociedad y el medio ambiente, y resultados. Cabe destacar que la evaluación de las áreas dependerá del Modelo de Mejora Continua que apliquen las organizaciones según su naturaleza.

INACAL presenta dos Modelos de Mejora Continua, uno destinado para organizaciones grandes y el otro para organizaciones pequeñas y medianas (PYMES). Ambos modelo son un instructivo para preparar un informe que presentarán las organizaciones participantes; pero al mismo tiempo son una definición de hechos de lo que propone como Gestión Total de Calidad, así como una metodología completa que permite el autodiagnóstico y una guía didáctica sobre sistemas de Gestión de la Calidad.

Modelo de Mejora Continua para organizaciones pequeñas y medianas

Por sus características y su naturaleza, Sofis Solutions utilizó el “Modelo de Mejora Continua para organizaciones pequeñas y medianas”, basado en una simplificación del “Modelo de Mejora Continua para organizaciones públicas y privadas grandes”, donde se evaluaron las áreas: liderazgo, desarrollo de personas, interés por el cliente externo, administración y mejora de procesos y resultados.

                                              Imagen de las áreas del Modelo de Mejora Continua para organizaciones pequeñas y medianas de INACAL

Este Modelo presenta una explicación de las diferentes áreas de evaluación, donde se proporciona una breve descripción de lo que se busca evaluar en dicha área y los temas que comprende. Cada área tiene asignada una puntuación que servirá para la evaluación por parte de los evaluadores y jueces del Premio Nacional de Calidad.

1. Liderazgo: esta área tiene como propósito diagnosticar la claridad con que la dirección entiende los principios y los valores de Gestión Total de Calidad, su nuevo papel en la conducción de la organización y la medida en que su actuación diaria es ejemplo de congruencia con dichos principios y valores. El enfoque de esta área es “Liderazgo mediante el ejemplo y los valores”. Asimismo esta área evalúa diferentes dimensiones que van desde la capacitación de la dirección sobre los valores y principios de la Mejora Continua hasta las acciones concretas que realiza la dirección por asegurar relaciones de colaboradores basadas en la confianza y en la información abierta con sus colaboradores, proveedores y clientes.
2. Desarrollo de las personas: el propósito de esta área es diagnosticar la capacidad de la organización para desarrollar a sus colaboradores, como un fin en sí mismo y al mismo tiempo, asegurar su máxima contribución tanto a la satisfacción del cliente externo, como a la productividad de la organización. Esta área se enfoca en la “Participación del personal y la educación, capacitación y calidad de vida en el trabajo”. Algunas dimensiones que evalúa esta área son: mecanismos que existan en la organización para incrementar el interés y la participación de todos los colaboradores en la mejora de procesos y cómo manifiesta la organización su interés y aprecio por la participación activa de todos los colaboradores en la búsqueda de mejores formas de satisfacer a los clientes.
3. Interés por el cliente externo: esta área brinda un diagnóstico de la capacidad de la organización en aspectos que son clave para conservar y desarrollar a los clientes que se tienen y para atraer a nuevos clientes. Su enfoque se centra en el “Conocimiento del cliente externo y del mercado y en la determinación de la satisfacción del cliente externo”. Entre las dimensiones que evalúa esta área son: las acciones para mejorar la información y el conocimiento que posee sobre sus clientes hasta la descripción de los indicadores o parámetros utilizados para medir la satisfacción y la insatisfacción de los distintos clientes con los productos y/o servicios que la organización proporciona.
4. Administración y mejora de procesos: esta área diagnostica la capacidad real de la organización para administrar los aspectos clave de la competitividad: planeamiento, productos y/o servicios, orientados al cliente, procesos productivos y sistemas de distribución eficientes, áreas de apoyo y proveedores alineados con la orientación al cliente externo y capaz de proporcionar insumos adecuados. El enfoque de esta área es evaluar la capacidad de la organización para gestionar aspectos clave de la competitividad, como el planeamiento, la orientación al cliente, los procesos productivos eficientes y la gestión de proveedores alineados con las necesidades del cliente. Se centra en el planeamiento, los procesos de producción y apoyo, los proveedores y los efectos ambientales. Incluye desde la definición de objetivos estratégicos hasta medidas para prevenir impactos ambientales negativos.
5. Resultados: el objetivo de esta área es diagnosticar si los mecanismos, sistemas y procedimientos, descriptos en las cuatro áreas anteriores, están cumpliendo con el propósito para el que fueron establecidos y están generando mejoras tangibles en los aspectos clave para la competitividad y éxito de la organización. El enfoque se centra en los temas de: “Resultados en productos y/o servicios”, los “Resultados de procesos de producción de bienes y/o servicios, de procesos de apoyo y de proveedores”, los “Resultados de desarrollo de las personas” y los “Resultados de mercado y financieros”. Entre las dimensiones de evaluación que abarca esta área se encuentran: datos numéricos que reflejen los esfuerzos de la organización por capacitar y desarrollar a todos sus colaboradores, así como la satisfacción de éste con sus condiciones de trabajo e indicadores que utiliza la organización para medir el desempeño financiero, así como otros indicadores de productividad, eficiencia, ventas, mejoras de proveedores, etc.

Luego de que Sofis Solutions presentó la información de acuerdo al Modelo de Mejora Continua, los evaluadores de INACAL procedieron a evaluar las dimensiones: enfoque, implantación y resultados. Dichas dimensiones se relacionan en una “Tabla guía de evaluación”, que es la referencia fundamental de los criterios que toman en cuenta los evaluadores, según el grado de avance porcentual en cada uno de los temas que presenta la organización.

Este fue el proceso que siguió Sofis Solutions basado en el Modelo de Mejora Continua de INACAL, donde se evaluaron las distintas áreas, temas y dimensiones según el Modelo de Mejora Continua implementado por la compañía, cuyo resultado fue la obtención del “Premio Nacional de Calidad 2023”, convirtiendo a la compañía en una empresa ejemplo que busca alcanzar la excelencia operativa, que incrementa constantemente procesos que detecten áreas de oportunidad para desarrollar y evaluar su competitividad en el sector de TI, y así mejorar la eficiencia en los procesos y en la satisfacción del cliente.