En Sofis Solutions ofrecemos soluciones tecnológicas y diferentes servicios de consultoría y capacitación, para apoyar la transformación digital e inclusión tecnológica de las organizaciones, y mejorar, tal como lo menciona nuestra misión, la calidad de vida de las personas. Nos enfocamos en brindar soluciones innovadoras y personalizadas para cada cliente, de forma tal de satisfacer sus expectativas y cumplir los requisitos acordados.

Trabajamos bajo un enfoque orientado a procesos y proactivo mediante evaluación de riesgos. Contamos con un Sistema de Gestión de la Calidad, desarrollado según normas internacionales. Los procesos establecidos están definidos, institucionalizados, soportados por herramientas y basados en modelos reconocidos internacionalmente. Por otra parte, también nos aseguramos de que las condiciones de ambiente e infraestructura sean adecuadas y nos comprometemos con su mejora.

Nos caracterizamos por el mantenimiento de relaciones a largo plazo con nuestros clientes, les brindamos información de forma transparente sobre nuestros procesos, evaluamos periódicamente sus expectativas y satisfacción, y manejamos un sistema de resolución de incidentes. También desarrollamos relaciones duraderas con nuestros proveedores y alianzas estratégicas con aquellos que son considerados clave para el negocio.

Los colaboradores de Sofis Solutions constituyen su mayor activo. Nuestra empresa valora la alta capacitación del personal que forma parte de ella; lo demostramos a través de la permanente actualización de las competencias y la obtención de certificaciones internacionales de todo nuestro equipo. Esta capacitación está dirigida al mejoramiento de las actitudes, experiencias y habilidades.

La presente política se enmarca en el estricto cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios vigentes, y la aplicación de políticas sociales responsables, comprometiéndose también con las prácticas de erradicación del trabajo infantil y forzoso.

La dirección lidera y se compromete a cumplir con los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, de forma de lograr su mejora continua y la de los servicios y productos generados, así como alcanzar el cumplimiento de los objetivos de calidad y de la actual política.

Directores de Sofis Solutions: Santiago Atella y Gustavo Cirigliano

Versión: 4

Fecha de aprobación: 21-06-2022.

En Sofis Solutions estamos comprometidos con reducir los impactos ambientales negativos a través de la mejora en la eficiencia energética, el uso sostenible de los recursos y las actividades de protección ambiental. Somos conscientes que nuestro negocio genera mínimo impacto comparado con otras actividades industriales; de igual forma, entendemos que el hecho de fijar lineamientos de trabajo comprometidos con el medio ambiente, formar alianzas con otras empresas u organismos que sigan nuestra política y alinear nuestros servicios a ésta, permiten contagiar en otras empresas y personas la necesidad de contemplar los riesgos ambientales y poder tratarlos.

Nuestra política ambiental contempla:

• Controlar y fomentar el ahorro de energía y recursos naturales (por ejemplo: mediante la regulación del uso del agua, energía y las impresiones en papel no reciclado).
• Fomentar la transformación digital de las organizaciones para la disminución o eliminación del uso del papel y la participación en grupos de interés para su desarrollo.
• Promover el uso de materiales reciclados o reciclables.
• Reducir y reciclar los residuos resultantes de nuestras actividades.
• Cumplir estrictamente la normativa ambiental vigente.
• Disminuir el uso y la emisión externa de componentes y productos contaminantes, con el objetivo de prevenir cualquier tipo de contaminación y luchar contra el efecto invernadero.
• Promover actividades entre los grupos de interés de la organización para disminuir el impacto negativo que pueda generar nuestra actividad en el medio ambiente.
• Aplicar la mejora continua en nuestra gestión ambiental.

Versión: 1.0.0.

Fecha de aprobación: 16-03-2020.

1 - Introducción

La Asamblea General de Naciones Unidas, en su Resolución 58/4, de 31 de octubre de 2003, aprueba la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, base del desarrollo e implantación de políticas anticorrupción, tanto a nivel público como en la empresa privada.

El soborno es una forma de corrupción que supone una amenaza que obstaculiza el desarrollo del mercado y distorsiona la realidad de una leal competencia que ha de existir entre los distintos operadores. Los gobiernos no pueden luchar por sí solos frente a esta amenaza, sino que necesitan la plena colaboración de las empresas y entidades privadas como aliadas indispensables.

Es indispensable que las empresas y entidades privadas establezcan políticas detalladas para áreas de riesgo particulares, pues la frontera entre las prácticas legales y las corruptas pueden estar difuminadas, lo que hace que existan muchas zonas grises que han de ser reguladas para trazar los límites entre las prácticas legítimas y las ilegítimas.

2 - Objetivo

Sofis Solutions se compromete con los valores y objetivos de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y aprueba la presente Política Antisoborno (1) como iniciativa de lucha contra posibles comportamientos fraudulentos y conductas contrarias a las normativas y leyes (3) vigentes en materia de antisoborno en los países donde se establecen relaciones de negocio.

Así, la empresa se compromete a mantener una posición de tolerancia cero (4.2); frente al soborno en todas sus formas, lo que representa una forma de proteger su reputación.

Como muestra de su compromiso, Sofis se ha unido a la iniciativa internacional del Pacto Mundial de Naciones Unidas. Este compromiso solicita a las empresas que adopten, apoyen y promulguen, dentro de su esfera de influencia, los 10 principios, un conjunto de valores fundamentales en las áreas de derechos humanos, normas laborales, medio ambiente y anticorrupción. Sofis elabora y publica los correspondientes Informes de Progreso (COP), con la finalidad de informar a partes interesadas de la empresa sobre el avance realizado en la implementación de los principios del Pacto Mundial.

La presente Política Antisoborno forma parte del Sistema de Gestión Antisoborno establecido por Sofis Solutions y se debe considerar de forma exhaustiva para el cumplimiento de los objetivos antisoborno establecidos por la organización.

3 - Referencias normativas

1. PU UNIT-ISO 37001:2016 - Sistemas de Gestión Antisoborno - Requisitos con orientación para su uso. Edición 2017-05.
2. Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción de 2005.
3. Convenio de lucha contra la corrupción de agentes públicos extranjeros en las transacciones comerciales internacionales, de 1999.
4. Principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas.
5. Normativas y leyes incluidas en el análisis de contexto realizado por Sofis Solutions que contemplan los diferentes países donde se establezcan relaciones de negocio.

4 - Definiciones

4.1 Soborno

La PU UNIT-ISO 37001:2016 sobre Sistemas de Gestión Antisoborno define soborno como aquella "oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona".

Es decir, se puede entender como soborno el dar o recibir por parte de una persona algo de valor (usualmente dinero, un regalo, préstamo, recompensa, favor, comisión o entretenimiento), como una inducción o recompensa inapropiados para la obtención de negocios o cualquier otro beneficio. El soborno puede tener lugar en el sector público (por ejemplo, sobornar a un funcionario) o en el sector privado (por ejemplo, sobornar a un empleado de un cliente o a un socio de negocios). El soborno puede tener lugar cuando se hace un pago inapropiado por parte de o a través de un tercero.

4.2 Tolerancia cero

Sofis Solutions no tiene tolerancia alguna ante ningún tipo de soborno, lo cual significa que todo incidente sospechoso de soborno se investigará y cualquier comportamiento indebido puede dar lugar a medidas disciplinarias para el personal de la organización, incluida el despido en casos graves, denuncias penales, la rescisión del contrato u otras sanciones en el caso de servicios profesionales, socios, proveedores o incluso clientes.

5 - Alcance y audiencia

Esta Política debe ser conocida y aplicada por todo integrante de Sofis Solutions, incluyendo sus socios/accionistas, miembros de la Dirección y todo el personal (en cualquier forma de contratación), quienes deberán asegurarse de no involucrarse de ninguna manera en actividades de soborno, así como comprometerse a entender, aceptar y aplicar la Política descrita en este documento.

La Política Antisoborno es comunicada a los clientes, proveedores (incluyendo servicios profesionales) y socios de negocio de la organización de forma que sea contemplada y respetada por los mismos en el marco de las actividades que involucren las relaciones de negocio existentes con Sofis Solutions.

6 - Nuestra Política

6.1 Consideraciones generales

Anualmente, Sofis Solutions establece objetivos para su Sistema de Gestión Antisoborno y planifica acciones para lograrlos, involucrando a todas las partes que sean requeridas y exigiendo el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que apliquen, u otros que considere obligatorios. Dentro de estos requisitos está el cumplimiento de la presente Política.

Con la finalidad de prevenir, detectar y enfrentarse al soborno en las formas antes descritas, Sofis regula una serie de prestaciones y atenciones que podrían ser catalogadas como soborno en caso de no regularse y/o limitarse. Éstas se enumeran en los puntos que prosiguen.

6.2 Pagos de facilitación

Se entienden como pagos de facilitación aquellos pagos pequeños, no oficiales e impropios que se hacen a un funcionario para obtener o agilizar un trámite de rutina o necesario para la actividad.

Los pagos de facilitación pueden ser entregados a funcionarios para obtener licencias, permisos, certificados y otros tipos de servicios públicos, pero también a proveedores de servicios comerciales (como proveedores de electricidad o de gas).

Por funcionario público o funcionario se ha de entender "toda persona que ocupe un cargo legislativo, administrativo o judicial, por designación, elección o como sucesor, o cualquier persona que ejerza una función pública, incluso para un organismo público o una empresa pública, o cualquier funcionario o agente de una organización pública local o internacional, o cualquier candidato a un cargo público".

Estos pagos de facilitación son sobornos; están prohibidos por la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y, por lo tanto, prohibidos por la presente Política.

Excepción a la prohibición: En el hipotético caso de que la solicitud de un pago de facilitación vaya acompañada de una amenaza a la seguridad o bienestar del empleado o su familia y allegados, es decir, que estemos ante una extorsión, se podrá permitir que se realice dicho pago para evitar un daño grave, siempre que dicha amenaza y el miedo a un peligro inminente puedan ser demostrados.

¿Qué hacer en caso de enfrentarse a una demanda de pago?

En el caso de que el personal de Sofis se enfrente a una demanda de pago, habrá de actuar de la siguiente manera, dependiendo de si estamos ante un pago de facilitación o ante una extorsión:

• Pago de facilitación: Si se recibe una demanda de pago se habrá de solicitar prueba de la legitimidad y un recibo oficial de este. En caso de que se deniegue, no se debe realizar el pago.
• Pago de extorsión: Si la demanda de pago conlleva una amenaza, el afectado podrá poner el hecho en conocimiento de la organización con el fin de recabar su apoyo, protección y respaldo en caso de ser necesario realizar el pago, si se encuentra en riesgo su salud, seguridad o libertad, o la de otro.

Este pago habrá de quedar registrado en las cuentas de la organización y se debe adjuntar un breve informe de investigación del hecho. En su caso o si es requerido por la ley, se habrá de informar igualmente a las autoridades pertinentes.

6.3 Regalos, hospitalidad, donaciones y beneficios similares

Los regalos y las invitaciones comerciales, así como donaciones o beneficios de una escala razonable se utilizan para reforzar las relaciones de trabajo entre asociados comerciales o en beneficio de la comunidad.

Estas prestaciones pueden ser apropiadas en ciertas circunstancias o ser socialmente aceptables en determinadas culturas o, incluso, prueba de actividades de Responsabilidad Social (RS). También puede ser apropiado aceptar u ofrecer atenciones que incluyan viajes a eventos comerciales con las personas con quienes tenemos relaciones de negocios. Sin embargo, si los ofrecimientos de regalos, invitaciones o viajes son frecuentes o tienen un valor considerable, pueden crear la impresión, o la realidad, de un conflicto de intereses o un pago ilícito, es decir, un soborno.

Por ello, la presente Política establece mecanismos de control para evitar tanto como sea posible que estas prestaciones puedan percibirse como un soborno.

6.3.1 Regalos, entretenimiento y hospitalidad

Son regalos, ventajas o beneficios tales como entrega a título gratuito de productos propios o de terceros, entrega de entradas o invitaciones para asistir a actividades de tipo cultural, de ocio o deportivas. Gastos de este tipo son, en principio, legítimos. Si bien se trata de una práctica extendida, Sofis los regula en la presente Política, para que no sean utilizados de forma indebida ni puedan resultar una práctica de soborno.

Los regalos y la hospitalidad deben cumplir una serie de requisitos que los regulan:

(a) Control del grado y la frecuencia de regalos y hospitalidad.

En el ámbito privado o público se permiten regalos y atenciones en las siguientes circunstancias:

1. Se podrá realizar o recibir regalos de valor modesto, tales como tazas, lapiceros o camisetas, o con valor simbólico, tales como trofeos o placas en reconocimiento.
2. En ningún caso se podrá ofrecer o aceptar dinero en efectivo o equivalente (vales o tarjetas regalo).
3. Únicamente se podrá ofrecer o aceptar regalos u otro tipo de atenciones que no vulneren la legalidad vigente ni estén prohibidos en el marco de un contrato vigente; teniendo en cuenta que el valor no supere el importe de USD 20 (veinte dólares estadounidenses) para la misma persona.
4. No se podrá aceptar o realizar regalos o invitaciones de/a una misma persona más de 3 veces al año.
5. El valor acumulado de los regalos recibidos o realizados por un colaborador de una misma empresa o persona no puede superar los USD 100 en un plazo de 2 años.
6. Se habrá de respetar en todo momento la Política de Regalos de las Organizaciones con las que tenemos relaciones de negocios.
7. No se aceptarán u ofrecerán regalos hechos en forma de servicios o beneficios (por ejemplo, promesas de empleo).
8. No se debe realizar o aceptar regalos durante o inmediatamente después de la negociación de un contrato.
9. No se debe aceptar u ofrecer regalos a aquellas personas que participen directamente en la adjudicación de contratos, aprobación de certificados, u otros.
10. No deben resultar en un problema si se hace público este regalo.

(b) Cuando los regalos y actos de hospitalidad superen el valor o la frecuencia establecidos se habrá de requerir la aprobación previa de Dirección, así como que sean documentados o registrados en el Sistema de Gestión de Sofis. Estos registros serán públicos a toda la organización.

6.3.2 Invitaciones y otros gastos de promoción

Las invitaciones de negocios pueden desempeñar un rol importante para reforzar las relaciones de trabajo entre asociados e implementar una Política comercial efectiva, por lo que este tipo de gastos se permite, siempre y cuando:

• Estén relacionados con un fin comercial legítimo de la empresa.
• No se hagan de manera que se pueda percibir o interpretar como un soborno.
• Sean infrecuentes, no exista más de uno en el transcurso de dos años.
• Se lleven a cabo en un lugar apropiado para negocios.
• Sean apropiados en el contexto de una relación de negocios.

Por otro lado, quedan prohibidas:

• Invitaciones excesivas en el contexto de la ocasión comercial.
• Invitaciones que incluyan comportamiento obsceno o inapropiado.
• Invitaciones explícitamente prohibidas por ley.
• Invitaciones explícitamente prohibidas por el cliente o proveedor.
• Invitaciones explícitamente prohibidas en el marco del contrato.

6.3.3 Viajes

En relación con viajes cuyos costos totales o parciales sean asumidos por Sofis, se admiten los siguientes:

En el marco de un proyecto, se podrá solicitar a funcionarios de los organismos implicados, que se desplacen a Montevideo, sede de Sofis, cuando sea necesario para el correcto desarrollo de los trabajos.
• En el marco de eventos o presentaciones organizadas por Sofis en Montevideo, se podrá cursar invitación a funcionarios para asistir.
• Los costos asumidos, ya sean totales o parciales, deberán ser aprobados previamente por la Función de Cumplimiento Antisoborno de Sofis.
• Se restringe estos pagos a los viajes, alojamiento y manutención necesarios, directamente asociados con un itinerario de viaje razonable.
• Se prohíbe el pago de los gastos que no se restrinjan a los arriba mencionados, por lo que se excluyen expresamente pagos relacionados con actividades que puedan considerarse de ocio.
• Se prohíbe el pago de los gastos de los miembros de la familia o amigos.
• Se prohíbe el pago de los gastos de vacaciones o de recreo.

6.3.4 Contribuciones políticas

Sofis no realiza contribuciones políticas de ningún tipo. Por este motivo, queda terminantemente prohibido efectuar cualquier tipo de donación, ya sea financiera o de otra especie, en nombre de la empresa a partidos políticos, funcionarios de los partidos, candidatos, personas involucradas en la Política u organizaciones que mantengan relaciones estrechas con un partido político.

6.3.5 Donaciones de caridad y patrocinios

Se entiende como donaciones de caridad cualquier aportación económica u objeto de valor que sea donado para apoyar causas o actividades filantrópicas en el área deportiva, del arte, la cultura o la educación. Por otra parte, los patrocinios están enfocados al apoyo de actividades, actos o eventos, lo cual concede derechos y beneficios al patrocinador. Es decir, Sofis podrá usar el nombre del beneficiario y publicitar esta colaboración, y a la inversa.

El riesgo de las donaciones de caridad y los patrocinios es que pueden ser usados para generar una ventaja indebida o como subterfugio para un acto de soborno o corrupción en general.

Sofis consiente la realización de donaciones de caridad que se organicen por su propia iniciativa o a iniciativa de sus empleados. El objetivo es colaborar con instituciones benéficas o con gran proyección social tales como por ejemplo Hospitales, de forma totalmente desinteresada y siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• Efectuarse en el marco legal.
• No implicar un conflicto de intereses con las actividades de la empresa.
• Dejar el correspondiente registro en el Sistema de Gestión de Sofis agregando la fecha y los artículos u objetos donados.
• No ser realizadas para asegurar un negocio inapropiado u obtener una ventaja indebida.
• No contravenir ningún punto de los establecidos en esta Política.
• Cuando se lleve a cabo la donación de dinero, se dejará constancia cumpliendo una serie de requisitos:
• Quedará constancia de la aprobación y realización del pago.
• Se divulgará la donación en medios propios y medios del beneficiario.
• Se evitará hacer una donación en el caso de que coincida en el tiempo con la negociación de un contrato entre las partes.

6.3.6 Registros

Todos los gastos arriba enumerados y regulados deberán ser registrados, de manera que quede evidencia en el Sistema de Gestión de Sofis que pueda ser requerida por auditorías, órganos judiciales y demás autoridades.

6.4 Socios de negocio, proveedores, agentes e intermediarios

A todos los proveedores externos de materiales, productos y servicios, que proporcionan productos clave se les aplica el procedimiento de gestión que proveedores de Sofis Solutions, según el cual pueden pasar a integrar el registro de proveedores.

Sofis Solutions exigirá a sus agentes, intermediarios y socios de negocios que se comprometan a prevenir el soborno por, en nombre de o en beneficio del socio de negocios, en relación con la transacción, proyecto, actividad o relación correspondiente vinculada a la organización.

La empresa pondrá fin a la relación con el proveedor, socio de negocios, agente o intermediario en caso de soborno por parte de o en nombre de o en beneficio del socio de negocios en relación con la transacción, proyecto, actividad o relación correspondiente.

Ningún colaborador de Sofis podrá contratar a personas o empresas de las que se sospeche que puedan estar o haber estado involucradas en actos de soborno.

No obstante, si se diera el caso de que fuera ineludible dicha contratación aun cuando constaran precedentes de soborno en la persona o empresa o entidad implicada, Sofis dejaría constancia de los motivos de dicha decisión.

6.5 Debida Diligencia

Sofis aplica, en sus procedimientos de selección y contratación de personal, medidas diligentes para prevenir la incorporación de personas que puedan resultar conflictivas en relación a las prácticas que se buscan eliminar y evitar con esta Política. Así, en los procedimientos de selección y contratación se establecen los lineamientos de actuación y los controles para aplicar sobre el personal candidato y las incorporaciones, con la finalidad de prevenir un posible soborno.

Para el caso de los socios de negocio también se aplican procedimientos de debida diligencia y en base a los resultados de dichos procesos se definen ciertos controles (dependiendo del riesgo analizado para cada uno de ellos y del tipo de relación que se establezca) que permiten minimizar los índices de riesgos de soborno.

6.6 Conflicto de intereses

Por otro lado, se regulan expresamente en la presente Política las posibles situaciones de conflicto de intereses.

Existirá conflicto de intereses cuando un miembro de Sofis tenga intereses profesionales, personales o privados que se desvíen de los intereses que se esperen de él cuando esté representando a la empresa, es decir, cuando los intereses de la persona estén en conflicto con los de Sofis.

Puede suceder que un representante de la empresa se vea tentado de privilegiar sus intereses privados por encima de los de la empresa y tomar decisiones que no representen lo mejor para Sofis.

No obstante, es de subrayar que los conflictos de intereses ocurren en todas las organizaciones, pero no son negativos per se, por lo que se regulan igualmente en la presente Política para evitar que actuaciones legales y beneficiosas para Sofis sean malinterpretadas.

Para evitar que ciertas situaciones puedan ser malinterpretadas y arrojen dudas sobre la objetividad de una decisión particular, se habrá de guardar evidencia de estas situaciones, comunicarlas y documentarlas.

Por ello, para evitar que ciertas situaciones deriven en conflicto de interés o no ofrezcan suficiente transparencia, los empleados y directivos habrán de registrar y comunicar la Función de Cumplimiento Antisoborno:

• Los regalos, los beneficios y la hospitalidad recibidos: el empleado podría tomar decisiones a favor de la parte que le dio algún tipo de cortesía profesional.
• Los nombramientos externos de los que sea beneficiado: un representante de la empresa que sea nombrado igualmente en otra entidad podrá estar tentado de renunciar a ciertas ventajas en beneficio de una de las dos (o más) organizaciones.
• Las inversiones financieras realizadas en empresas con las que Sofis mantenga o pueda mantener relaciones: el interesado podría favorecer las relaciones comerciales con estas empresas por encima de otros proveedores más cualificados durante una licitación.
• El ofrecimiento de empleo a familiares: puede llevar a conflictos de intereses cuando se favorezca a familiares o conocidos cercanos por encima de otras personas más cualificadas para un determinado puesto. Estas situaciones pueden derivar en favoritismo (nepotismo) y, por lo tanto, en consecuencias negativas para Sofis.
• La contratación de funcionarios públicos: aunque sea legítimo que Sofis se beneficie de la experiencia y el conocimiento de exfuncionarios o actuales funcionarios públicos, su contratación deberá ser supervisada estrechamente, pues puede crear la percepción de que se haya obtenido una ventaja indebida usando información privilegiada.

Cuando sea detectada una situación de conflicto de interés que pueda resultar perjudicial para Sofis, será evaluada por la persona que desempeña la Función de Cumplimiento Antisoborno, que buscará la solución en aras de evitar la materialización. Podrá tomar alguna de las siguientes decisiones:

• No autorizar que un miembro del personal directivo acepte un nombramiento externo adicional en una empresa que ponga sus intereses personales e institucionales en conflicto.
• Retirar a la persona que provoca el conflicto de intereses de la situación particular.
• Si no es posible retirar a la persona de la negociación, hacer que un tercero interno o externo valide los términos contractuales negociados y deje constancia de que no resulten perjudiciales para Sofis.

Todas las decisiones que puedan suponer un conflicto de interés en los términos arriba expuestos deberán quedar justificadas y documentadas como evidencia del compromiso de Sofis en la lucha anticorrupción.

7 - Revisión y mejora continua

Sofis realizará una verificación o vigilancia regular de esta Política. El proceso de seguimiento y de revisión permitirá:

• Asegurar que los controles establecidos son eficaces y eficientes tanto en su diseño como en utilización mediante el seguimiento de la ejecución de los mismos y los resultados obtenidos.
• Obtener información adicional que se considere necesaria para mejorar la apreciación del riesgo.
• Analizar y obtener conclusiones de los sucesos (incluidos cuasi accidentes), cambios, éxitos y fallos.
• Detectar los cambios en el contexto interno y externo, incluidos los cambios en los criterios de riesgo y en el propio riesgo, que puedan requerir la revisión de los tratamientos de riesgo y de las prioridades.
• Identificar los riesgos emergentes.
• Comprobar que se lograron los resultados previstos y que los resultados de la apreciación del riesgo se han aplicado adecuadamente.

La Dirección lidera y se compromete a cumplir con los lineamientos de esta Política y los procesos involucrados en el Sistema de Gestión Antisoborno, de forma de lograr su mejora continua, así como alcanzar el cumplimiento de los objetivos antisoborno propuestos.

8 - Función de Cumplimiento Antisoborno

Sofis cuenta con la Función de Cumplimiento Antisoborno, cuya principal tarea, entre otras, es el control del correcto desarrollo e implementación de las pautas de conducta establecidas en la presente Política.

Dicha Función velará por el respeto de lo dispuesto en esta Política, tratará los conflictos que puedan surgir relacionados a ella, en coordinación con la Dirección cuando sea requerido, y establecerá planes de acción para solventarlos y salvaguardar los intereses de la empresa.

Por parte de la Dirección de Sofis Solutions se le asigna a la persona que desempeñe la Función de Cumplimiento Antisoborno la autoridad e independencia requerida para poder desempeñar eficazmente las responsabilidades de:

• Supervisar el diseño y la implementación del Sistema de Gestión Antisoborno.
• Realizar las investigaciones que sean necesarias para el Sistema de Gestión Antisoborno en coordinación con la Dirección de Sofis Solutions.
• Proporcionar capacitación y orientación al personal sobre el Sistema de Gestión Antisoborno.
• Asegurar que el Sistema de Gestión Antisoborno es conforme con los requisitos de la norma ISO 37001.
• Informar sobre el Sistema de Gestión Antisoborno a la Dirección en intervalos de tiempo establecidos y/o cuando lo considere pertinente para cada situación particular que se presente bajo el contexto de dicho sistema de gestión.

La persona que desempeñe dicha función se debe mantener imparcial en los casos de desempeñarse simultáneamente en otro rol, diferente al de Función de Cumplimiento, dentro de la organización.

9 - Incumplimiento. Reporte de sobornos y actividades sospechosas.

Cualquier conocimiento de incumplimiento real o sospechoso de esta Política debe ser reportado a la Dirección de la empresa y/o la Función de Cumplimiento Antisoborno. Asimismo, se promueve que se informe a la empresa sobre aquellas situaciones que puedan suponer una debilidad del sistema para proceder a su corrección o mejora.

Cualquier reporte de soborno o actividad sospechosa será tratado como confidencial. Ninguna persona que realice un reporte de soborno o de actividad sospechosa de buena fe sufrirá sanción o perjuicio por esta actividad.

Todos los empleados y directivos tienen la obligación de informar a su superior jerárquico, a la persona que desempeña la Función de Cumplimiento Antisoborno o Dirección acerca de cualquier incumplimiento o mala práctica que observen en el desempeño de sus actividades profesionales.

Sofis ha establecido canales formales supervisados por la Función de Cumplimiento Antisoborno, para que todos los interesados puedan realizar, de buena fe y sin temor a represalias, consultas o comunicaciones de incumplimientos de lo establecido en esta Política.

Si se tiene conocimiento de alguna conducta (activa o pasiva) contraria al contenido de la presente Política o de cualquier otra normativa interna, se debe seguir el procedimiento de planteamiento de inquietudes o denuncias y comunicarlo a través del Canal Ético, la dirección de email: canaletico@sofis.lat.

La denuncia se puede presentar de forma anónima o el remitente se puede identificar. En este caso, Sofis garantiza la confidencialidad de la información que se comunique.

Todas aquellas personas que, de buena fe o sobre la base de una creencia razonable, transmitan sus notificaciones estarán protegidas contra cualquier tipo de discriminación y penalización por motivo de las denuncias realizadas. Las denuncias falsas o difamatorias podrán ser objeto de sanción o dar lugar al ejercicio de las acciones a que haya lugar en Derecho. Este mismo canal puede ser utilizado por los interesados para reportar otras cuestiones de interés o dudas sobre la aplicación de la presente Política.

10 - Toma de conciencia (publicidad y formación)

La presente Política Antisoborno se hará llegar a todos los empleados a través de los canales ordinarios de comunicación (plataforma de cursos de Sofis y correo electrónico) y permanecerá publicada en la página web de Sofis como signo de transparencia ante terceros, tanto partners o socios privados como representantes de la Administración Pública.

La Política Antisoborno será objeto de las adecuadas acciones de comunicación, formación y sensibilización para su oportuna comprensión y puesta en práctica en el seno de la empresa.

1 Aviso: La terminología "Política Antisoborno" expresada en este documento se utiliza en el sentido amplio y no estrictamente en cuanto a la caracterización de la figura penal que pueden hacer las distintas legislaciones.

2 Ver Referencias normativas, punto 3.

3 Ver Tolerancia cero, punto 4.2.

Versión: 18

Fecha de aprobación: 21-06-2022.

Esta política tiene por objetivo contribuir a la equidad de género a través de las actividades que Sofis Solutions realiza en tres líneas de acción:

1. Definir la visión estratégica con inclusión de equidad de género.
2. Promover la diversidad como una ventaja estratégica y competitiva.
3. Incorporar la perspectiva de género en sus productos y servicios.

Los principios rectores de esta política son:

• Equidad de género: Este principio establece que se promoverá la igualdad de derechos, obligaciones y oportunidades entre todos sus colaboradores.
• Respeto a la diversidad: Este principio establece que se reconocerá la diversidad de nuestros colaboradores, proveedores, clientes y partes interesadas, reconociendo las diferencias entre los diferentes géneros desde el punto de vista de condiciones de vida, modos de expresión, preferencias, entre otros.
• Transversalidad: Este principio establece que la perspectiva de género aplicará en los diferentes niveles de la organización y en cada una de sus áreas.

La implementación de la política de género estará a cargo de un Comité para la Equidad de Género, que reporta a la Dirección. Este Comité definirá anualmente un plan de acción aplicando cada uno de los principios rectores, que deberá ser aprobado por la Dirección, comunicado a nuestras partes y realizará una rendición de cuentas anual.

Versión: 1.0.0.

Fecha de aprobación: 29-05-2022.

Se solicita a todos los visitantes del sitio web de Sofis Solutions que antes de navegar en el sitio o compartir información lean atentamente la presente Política de Privacidad.

Sofis Solutions, trata los datos personales proporcionados por los usuarios de este sitio, únicamente con la finalidad y en la modalidad detallada en esta Política de Privacidad y en un todo de acuerdo a la normativa de la República Oriental del Uruguay en materia de Protección de Datos Personales, en particular a la Ley No. 18.331 y los decretos No. 664/008 de 22-12-008 y 414/009 de 31-8-009 y concordantes.

La protección de los datos y la seguridad de la información forman parte de nuestras políticas y compromisos, siendo para la organización una cuestión relevante que se atiende en los procesos organizacionales.

El tratamiento de los datos personales realizados por la organización se realiza en relación a los servicios prestados o beneficios de interés para nuestros Stakeholders.

Sofis Solutions puede conservar los datos de los Stakeholders que fueron brindados voluntariamente con el fin de prestar los servicios acordados con los clientes, generar estadísticas, realizar investigaciones puntuales, o cumplir los objetivos de una relación establecida, ya sea con un posible colaborador o contratista, como otro socio de negocio. El plazo de conservación de los datos es el legal correspondiente, cuando corresponda.

La organización analiza los riesgos y ejecuta las acciones necesarias para proteger los datos brindados y pertenecientes a sus Stakeholders, de la manipulación, pérdida, destrucción, divulgación, y acceso por personas sin autorización.

Sofis Solutions no transfiere datos de sus clientes u otro Stakeholder a terceros, a menos que se cuente con el consentimiento de éstos o que esté acordado que los datos recolectados deberán ser transferidos por un fin específico legal o reglamentario.

La información que es brindada a la organización deberá ser exacta y veraz. La organización cuenta con que dichos datos cumplen con estos atributos para su uso. Sofis Solutions no se responsabiliza por la inexactitud o falsedad de los datos brindados.

El Stakeholder puede solicitar que se actualicen, corrijan o eliminen datos brindados, según sea el caso y exista dicha posibilidad. Por otro lado, se puede solicitar en cualquier momento la revocación del consentimiento del recabado tratamiento y uso de los datos propios. Esta solicitud será aceptada salvo que una obligación legal imponga su conservación, o sean requeridos para la finalización de un contrato, investigación legal o judicial, facturación o contabilidad.

Para solicitar cualquier información o solicitud de revocación respecto a esta política puede enviar un correo electrónico a info@sofis.lat o mediante el vínculo “Contáctenos”.

Versión: 1.0.

Fecha de aprobación: 21-06-2022.