La Oficina de Gestión de Proyectos de Sofis Solutions

Montevideo, 18 de enero de 2021.

Los proyectos crean valor para las organizaciones y son indispensables para el desarrollo de nuevos productos o servicios en el mercado, parte de ellos están enfocados en la mejora continua, a través de la implementación de estándares y metodologías de gestión que garanticen la calidad de los mismo, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos trazados.

La consecución y el cumplimiento de los objetivos de los proyectos es fundamental para la obtención de los resultados y esto se puede lograr a través de la incorporación de mejores prácticas en la gestión de los proyectos. Por ello, Sofis Solutions incorpora la Oficina de Gestión de Proyectos, la cual tiene como misión asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos, a través de la profesionalización de los procesos de gestión, la mejora continua, el monitoreo y evaluación y la formación del recurso humano.

Según la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (en inglés Guide to the Project Management Body of Knowledge o PMBOK), instrumento desarrollado por el Project Management Institute (PMI), define la Oficina de Gestión de Proyectos o (PMO, por sus siglas en inglés) como: "una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización, que tiene como objetivo facilitar el uso compartido de los recursos, metodologías, herramientas y técnicas de la gestión de proyectos".

Un punto esencial para la gestión de los proyectos es el uso de herramientas que permitan registrar, medir, analizar y controlar el trabajo implementado en los proyectos y portafolios, de esta forma, se puede ejecutar un ciclo de mejora continua, a través de la optimización y uso eficiente de los recursos. Entre las principales herramientas para la gestión destacan:

• Sistema de Gestión de Portafolios y Proyectos (SIGES): Sistema para el registro y seguimiento de portafolios de programas y proyectos de una organización o conjunto de organizaciones. En dicha herramienta, se puede gestionar un proyecto, administrando las principales áreas de conocimiento como: gestión del cronograma, adquisiciones, riesgo, interesados, calidad, documentación y metodología, entre otros.
• Plataforma Integral de Administración de Servicios (PIAS): Solución diseñada y desarrollada por Sofis Solutions que permite la administración, gestión, seguimiento, registro y control de los proyectos, procesos, procedimientos de la organización.
• Microsoft Project: Software de administración y gestión de proyectos diseñado para ayudar a desarrollar horarios, asignar recursos, administrar presupuestos, analizar cargas de trabajo y realizar un seguimiento del progreso.

Video sobre la Oficina de Gestión de Proyectos de Sofis Solutions- Canal YouTube/ Sofis Latinoamérica. https://youtu.be/qDWx9j2a6Ww?t=1

Por otro lado, entre las principales actividades que realiza la Oficina de Gestión de Proyectos de Sofis Solutions son:

• Definir estándares y metodologías para los procesos de gestión de los proyectos.
• Gestionar y profesionalizar el talento humano con el que interactúa la PMO.
• Definir y gestionar las herramientas de gestión de proyectos institucionales.
• Gestionar y optimizar los recursos asignados para cada proyecto.
• Llevar a cabo el proceso de mejora de los procesos.
• Innovar en la metodologías y procesos de gestión de proyectos.
• Difundir metodologías, lecciones aprendidas, buenas prácticas y resultados tanto a la interna como con la comunidad de gestión de proyectos.

En la siguiente entrevista la AS.Cecilia Martínez, gerente de Proyectos de Sofis Solutions, comenta sobre la importancia que tiene una Oficina PMO, el valor que esta otorga en la gestión de los proyectos para las organizaciones y la experiencia en la creación de la Oficina de Gestión de Proyectos de Sofis Solutions.

¿En qué consiste la Oficina de Gestión de Proyectos de Sofis Solutions?

Es el área dentro de Sofis Solutions que se encarga de definir estándares, metodologías y procesos para la gestión de proyectos. Tiene como cometido asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos, mediante la profesionalización de los procesos de gestión, la mejora continua y el desarrollo de competencias de las personas. Nuestra metodología se basa en frameworks de buenas prácticas de la industria. A lo largo de los años esta metodología se ha incorporado gradualmente hasta cubrir todos los proyectos de la organización, permitiendo alcanzar un estado de madurez en sus procesos, herramientas y plantillas. Este conjunto conforma un repositorio estructurado de conocimientos estratégicos y madurez organizacional que redunda en los resultados obtenidos en los proyectos que gestionamos.

¿Cuál es el valor que proporciona una PMO a una organización o institución?

Disponer de una Oficina de Proyectos dentro de la organización permite, proporcionar estándares metodológicos, que generan cultura, un lenguaje y prácticas comunes en la gestión de proyectos. Esto permite generar eficiencia en la gestión del portafolio y ejecución de los proyectos. Está comprobado que los proyectos son exitosos por su buena gestión, y en su mayoría fracasan -no alcanzando sus objetivos, presupuesto, plazos o satisfacción del cliente- si solo se enfocan en sus aspectos técnicos.

¿Por qué es relevante para Sofis Solutions implementar una Oficina de Gestión de Proyectos?

Sofis Solutions, una empresa dedicada al desarrollo de múltiples proyectos vinculados a la administración pública principalmente, ha implementado una Oficina de Gestión de Proyectos definiendo metodologías basadas en buenas prácticas que permitan brindar a nuestros clientes el valor del profesionalismo en la gestión de proyectos y cumplir con los objetivos esperados.

¿Cuál es el impacto que genera la Oficina de Gestión de Proyectos para una organización?

La PMO contribuye a mejorar los procesos para generar los entregables que resultan de la ejecución de un proyecto y que permite conseguir un mayor porcentaje de proyectos que se ejecutan con éxito teniendo una influencia directa en cumplimiento de costos, tiempo y calidad.

Las PMOs son un agente de cambio dentro de las organizaciones, debido a su capacidad de influir en los resultados al liderar proyectos, asegurando además la alineación estratégica de la gestión de proyectos, de forma que aporte el mayor valor a la organización permitiendo alcanzar sus objetivos estratégicos y operacionales.

Hasta la fecha, Sofis Solutions ha participado en la gestión de más de 150 proyectos, ha realizado más de 8,000 horas de consultoría e impartido más de 1,000 horas de capacitación. Por lo tanto, la Oficina de Gestión de Proyectos de Sofis Solutions juega un papel importante para la planeación estratégica, el monitoreo y evaluación durante la ejecución de los componentes y finalmente la retroalimentación de los resultados de cada uno de los proyectos. Para mayor información puede escribir al correo electrónico: pmo@sofis.lat.