Organismos del gobierno uruguayo utilizan una solución digital para gestionar sus portafolios de proyectos
Montevideo, 12 de enero de 2024.
La Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y el Conocimiento (Agesic) trabaja con 200 proyectos activos por mes en Uruguay, y para realizar un seguimiento en tiempo real de cada uno, evaluar y controlar su evolución, utiliza una herramienta digital llamada SIGES, un sistema de gestión de portafolios de proyectos que permite monitorear los indicadores estratégicos de cada iniciativa.
La solución digital, que además, Agesic le ofrece a más de 20 organismos del Estado en forma gratuita y sin restricciones de uso, es desarrollada por Sofis Solutions. La misma se basa en arquitectura web y en buenas prácticas contenidas en el PMBOK (PMI – Project Management Institute) y permite que los usuarios de cada organización dispongan de información actualizada del estado de cada proyecto.
El SIGES permite gestionar el portafolio de proyectos de una organización, a través de áreas de conocimiento y procesos como gestión del tiempo, costos, riesgos, entre otros.
Cecilia Martínez, coordinadora de Servicios de Sofis Solutions, explicó que la Oficina de Proyectos (PMO – Project Managment Office) de cada organización, puede configurar los diferentes proyectos, por ejemplo, indicando la metodología que se debe aplicar a cada uno. De esa manera, a partir de los reportes del sistema, la dirección y la PMO de la organización, puede obtener información actualizada en tiempo real a través de notificaciones, y “un sistema de semáforos”, que indica, a través de colores, los principales desvíos que puede haber durante la ejecución de los proyectos. Esa información le permite a las organizaciones tomar decisiones de forma oportuna.
Las funcionalidades del SIGES
El sistema posee funcionalidades para planificar y hacer seguimiento de las distintas áreas de conocimiento de los proyectos. Además, ofrece prestaciones que simplifican las tareas como el registro de lecciones aprendidas, duplicación de proyectos, y creación de plantillas de cronogramas.
El sistema cuenta con información básica de cada proyecto, como sus objetivos, beneficios, público objetivo, rol de la organización y otras organizaciones que participan. Así como también la gestión de cronogramas, de adquisiciones, de riesgos, de calidad de los proyectos y de interesados; y también documentación, metodología e información sobre los productos.
¿Cómo se utiliza en el gobierno uruguayo?
Daniel Mato, gerente de la Oficina de Gestión de Proyectos de Agesic, compartió la experiencia de la agencia con esta solución digital, recordó que los orígenes de SIGES se remontan a más de 15 años atrás, cuando la Universidad de Espíritu Santo, de Brasil, le donó a Agesic un sistema de software libre que contribuyera a mejorar la gestión y la difusión de las metodologías de dirección de proyectos y portafolios en los organismos públicos uruguayos.
“Cumpliendo con este cometido, la Agencia, con el liderazgo de su Oficina de Gestión de Proyectos, lleva más de 10 años invirtiendo en desarrollo y evolución constante, contratando a los servicios de desarrollo de Sofis Solutions, que ha logrado una solución altamente efectiva, sobre todo para los organismos que, por temas de presupuesto o de requisitos, no pueden abordar costosos sistemas licenciados para la gestión de proyectos”, expresó.
El gerente valoró que el sistema permita tener la información actualizada y que los usuarios cuenten con una herramienta con accesibilidad y seguridad de la información.
El SIGES se utiliza en varios organismos estatales de Uruguay, pero además, desde Agesic se ofrecen servicios de capacitación y asesoramiento en metodologías de gestión de proyectos, así como en implantación, gestión y evolución de PMOs que ayudan a que se de un mejor uso del SIGES y que su desarrollo sea sustentable en el tiempo de cada organismo, destacó.
"Actualmente, la Agencia, continúa dibujando un horizonte de mejoras y evoluciones que seguirán haciendo de SIGES una solución muy efectiva y aceptada por los organismos de gobierno, aumentando año a año los interesados en adoptarla”, concluyó.