La firma electrónica permite agilizar trámites, optimiza la productividad de las organizaciones y potencia el comercio mundial

Montevideo, 10 de noviembre de 2023.

La digitalización de los documentos y el uso de firma electrónica cada vez avanza más en el mundo, y es un tema de interés regional.

El uso de firma electrónica y la digitalización de documentos permite no solo que los procesos en las organizaciones e instituciones sean más ágiles, sino también contribuye a la reducción del uso del papel, una medida que adoptan varias industrias en busca de ser más sostenibles, y mejora las potencialidades del comercio mundial al dar más posibilidades a la hora de cerrar acuerdos entre países de forma ágil y confiable, además de brindar mayor seguridad y confianza a las partes.

En Uruguay, la Unidad de Certificación Electrónica (UCE) es el regulador del ecosistema de firma electrónica avanzada e identificación digital. La UCE regula y AGESIC actúa como articulador y promotor de la firma electrónica avanzada, además de gestionar la Autoridad Certificadora Raíz Nacional (ACRN). La ACRN es la raíz de la Infraestructura Nacional de Claves Públicas en Uruguay, la base de la confianza de la firma electrónica avanzada y la identificación digital.

A través de la ACRN, AGESIC habilita la operación de los Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados (PSCA) emitiendo certificados electrónicos para sus Autoridades Certificadoras (ACPA – Autoridad Certificadora del Prestador Acreditado). De esta forma, las ACPA pasan a ser parte de la cadena de confianza, subordinadas a la ACRN. Estas, a su vez, emiten certificados digitales para las personas físicas y jurídicas para que puedan firmar documentos digitalmente. A modo de ejemplo, el Ministerio del Interior de Uruguay es una autoridad certificadora (CA) y a partir de ello, se incorpora un certificado digital para firma electrónica avanzada en el chip de la cédula de identidad.

Con el objetivo de masificar esta herramienta de gran valor para la sociedad en su conjunto, es AGESIC implanta una Solución para que las personas pudieran utilizar cualquiera de los métodos de firma digital habilitados (prestadores acreditados) y validar firmas digitales de Uruguay, Argentina, Brasil y Paraguay. Esta solución, - desarrollada por Sofis Solutions es de uso público y gratuito Cualquier persona puede utilizarla para firmar en forma sencilla un documento o validar firmas, pero además se integra mediante servicios web a sistemas digitales del Estado para facilitar la firma en forma embebida en cada solución digital (gestor documental, trámite en línea, expediente electrónico, etc). Ingresando en https://firma.gub.uy las personas pueden firmar documentos con un Certificado Digital de Persona Física emitido por uno de los 5 métodos actualmente regulados por la UCE. Las opciones disponibles son mediante dispositivos físicos como la cédula de identidad con chip, Token del Correo Uruguayo, Token de Abitab o a través de sistemas que ponen a disposición prestadores como Abitab o Antel, que brindan el servicio de firma digital en la nube.

Rocío Coronel, coordinadora de Servicios de Sofis explicó que el proyecto de Firma Electrónica Avanzada firma.gub.uy implicó el diseño y la implementación de una solución flexible y segura que permitiera la articulación de componentes, escalabilidad, rendimiento y disponibilidad.

La plataforma se integra además a soluciones de gestión documental del Estado uruguayo. Actualmente usuarios de más de 15 organismos están integrados o en proceso de integración están utilizando esta plataforma para firmar o validar firmas de Uruguay, Argentina, Brasil y Paraguay.

Esta versión cuenta con una aplicación de escritorio para los sistemas operativos Windows, Linux y MAC y un sitio web que cumplen con los últimos criterios de accesibilidad y usabilidad; sistemas externos para consumo de información a través de servicios para integración con otros sistemas; interfaz web para la administración y configuración de la plataforma; y validador de firmas.

Juan Pablo García, gerente de Identidad Electrónica de Agesic, destacó que el objetivo de firma.gub.uy es facilitar el uso de la firma digital para lograr el mayor uso posible de ella. Comentó que para alcanzar ese objetivo se puso foco en la usabilidad, accesibilidad, escalabilidad y seguridad de la solución, logrando un producto muy simple que permite utilizar todas las modalidades de firma reguladas por la UCE.

“Nuestro interés es universalizar el uso de la Firma Electrónica Avanzada para brindar mayor seguridad y confianza a todas las partes. A un año de su lanzamiento estamos muy satisfechos con la solución y tenemos muchos desafíos por delante”, aseguró.

Dos tipos de firmas

Según la legislación uruguaya existen dos tipos de firma: firma electrónica avanzada (a veces denominada firma digital) y firma electrónica (simple). Cada firma digital es igual de válida legalmente que la firma hológrafa o manuscrita de cada persona con la certificación de un escribano público, ofrece las mismas garantías jurídicas que las firmas que se realizan de forma presencial, permite validar la integridad de los documentos y probar la participación de una o más partes en una comunicación o acuerdo.

La Firma Electrónica Avanzada tiene información que solo conoce la persona firmante (lo que garantiza una identificación unívoca), es creada por medios que le permitan al firmante mantener todo su control, puede ser verificada por terceros, está vinculada a un documento electrónico (por lo que cualquier alteración puede detectarse) y está basada en un certificado reconocido y validado al momento de la firma.

La Firma Electrónica Simple solamente es válida entre las partes que la utilizan para firmar un acuerdo o contrato. Eso implica que, por ejemplo, un contrato que es firmado por dos personas que utilizan Firma Electrónica Simple no se puede presentar como una prueba ante un tercero, como puede ser un juez.

“La firma electrónica en Uruguay es un pilar fundamental para la agilidad, seguridad y confiabilidad en las transacciones digitales, porque impulsa la transformación digital y facilita la interacción entre individuos, empresas y el gobierno”, afirmó Santiago Atella, director de Sofis Solutions, quien destacó que el proyecto tiene un gran impacto para la empresa dada la importancia para el país.

Desde el punto de vista legal, la firma es un elemento muy importante, ya que es la forma en que una persona manifiesta su voluntad de comprometerse con el contenido de un contrato, acuerdo o cualquier documento legal. La firma simboliza la aprobación, el compromiso y la aceptación de una persona con las condiciones establecidas en un documento, explicó Rodrigo Pagliaro, responsable de Cumplimiento de Sofis Solutions

Los documentos firmados adquieren fuerza legal y validez jurídica, pasando a ser vinculantes entre las partes, es por eso que la identificación inequívoca del firmante se vuelve fundamental. En ese sentido, la firma electrónica avanzada garantiza la identidad, integridad, y no repudio de la documentación emitida o transmitida, evitando tener que recurrir a pericias caligráficas o procesos judiciales lentos y costosos.

Excelencia en servicios digitales Transfronterizos

Por esta solución digital Uruguay ganó en 2022 el premio ExcelGOB, convocados por la Red GEALC, en la categoría de Servicios Digitales Transfronterizos gracias a la capacidad de validar firmas de Uruguay, Argentina y Brasil. Fue la primer solución con validación transfronteriza de firma digital en el región El premio, con el que se reconocen soluciones innovadoras de gobierno digital, contó además con el apoyo de la Organización de los Estados Americanos (OEA) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

Uruguay, Argentina y Paraguay poseen desde hace un tiempo un acuerdo de mutuo reconocimiento. Esto signifique que las firmas electrónicas avanzadas de cada país tienen validez jurídica en los tres países. Esto habilita a los ciudadanos y organizaciones de estos países a realizar intercambios y transacciones transfronterizas de forma eficiente y con los mismos niveles de seguridad y confianza que en forma local. Brasil está próximo a culminar este proceso, por lo que se uniría al resto del Mercosur. Además, Uruguay está avanzando en este sentido con Chile y República Dominicana.

Esto también es así con los certificados electrónicos, que son emitidos para aquellas personas que desean hacer transacciones electrónicas con servidores de comercio electrónico en internet, como pueden ser las instituciones bancarias, o también con servidores internos de organizaciones o empresas que utilicen sistemas de expedientes electrónicos.

La implementación de las firmas electrónicas y transfronterizas es una iniciativa apoyada por la Red de Gobierno Electrónico y América Latina y el Caribe (Red GEALC) y por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), en el entendido de que avanzar en el uso de estas herramientas digitales permitirá fortalecer las transacciones electrónicas seguras y confiables, impulsar la economía digital y el gobierno digital de los países de la región.